Política de privacidad

Esta política explica cómo trata los datos personales Armiva Tech S.L. en dos situaciones distintas, que conviene no mezclar:

• Parte A — Web armiva.ai: las personas que visitan esta web, reservan un diagnóstico o nos escriben. Aquí Armiva Tech S.L. es la responsable del tratamiento.
• Parte B — Plataforma Armiva para clínicas: los datos de los pacientes y de quienes escriben al WhatsApp de una clínica que usa el CRM y el asistente de WhatsApp de Armiva. Aquí cada clínica es la responsable y Armiva Tech S.L. trata los datos por cuenta de ella, como encargada del tratamiento (artículo 28 del RGPD).

A.1 Responsable del tratamiento

Denominación

ARMIVA TECH SL

NIF

B93880664

Domicilio

Calle Carlos Antón Pastor, núm. 39, planta 2, 03206 Elche (Alicante), España

Correo de privacidad

armiva@armiva.ai

Teléfono

+34 630 352 384

Sitio web

armiva.ai

A.2 Qué datos tratamos

• Formulario «Agenda tu diagnóstico»: su nombre, la empresa o el proyecto (opcional), su correo electrónico, el sector (educación, salud, empresa u otro), el día y la hora que elija para la videollamada y, si lo escribe, el mensaje con lo que quiere construir con IA (opcional).
• Correo electrónico y teléfono: si nos escribe a armiva@armiva.ai o nos llama al +34 630 352 384, su dirección de correo o su número de teléfono, su nombre y lo que nos cuente.
• Videollamada de diagnóstico: la información sobre su proyecto que nos cuente durante la llamada.
• Navegación: esta web no instala cookies ni usa herramientas de analítica, píxeles o sistemas de seguimiento. Hay, eso sí, dos conexiones técnicas que conviene que conozca:
  • Tipografías de Google Fonts. Las tipografías de la web (Jost y JetBrains Mono) se cargan desde Google Fonts, un servicio de Google. Al abrir la página, su navegador se conecta a los servidores de Google (fonts.googleapis.com y fonts.gstatic.com), que reciben su dirección IP y datos técnicos del navegador necesarios para enviarle las fuentes.
  • Alojamiento. Como en cualquier web, el proveedor de alojamiento (Vercel) procesa datos técnicos de la conexión, como la dirección IP, para poder servir las páginas y protegerlas frente a abusos.

Del formulario, el nombre y el correo electrónico son necesarios para gestionar la reserva: sin ellos no podemos atenderla. El resto de datos es opcional.

Le pedimos que no incluya datos de salud ni otros datos sensibles en el formulario ni en el correo.

A.3 Para qué y con qué base legal

Finalidad	Base legal (RGPD)
Gestionar su reserva de diagnóstico (confirmarle el hueco y enviarle el enlace de la videollamada), responder a su consulta y, si lo pide, prepararle una propuesta	Su consentimiento al enviarnos sus datos (art. 6.1.a) y la aplicación de medidas precontractuales a petición suya (art. 6.1.b)
Gestionar la relación comercial si llega a contratar con nosotros	Ejecución del contrato (art. 6.1.b)
Cumplir obligaciones legales, contables y fiscales	Obligación legal (art. 6.1.c)
Servir la web de forma segura y mostrarla con sus tipografías (datos técnicos de conexión)	Interés legítimo (art. 6.1.f)

A.4 Cuánto tiempo los conservamos

El tiempo necesario para responder a su consulta. Si después se inicia una relación comercial, mientras dure y, a continuación, durante los plazos que exija la ley.

A.5 Quién más accede a sus datos

No vendemos ni cedemos sus datos a terceros, salvo obligación legal; eso sí, la carga de las tipografías hace que su navegador envíe su dirección IP a Google (ver abajo y A.2). Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan los datos por nuestra cuenta: Vercel (alojamiento de esta web, a través de la cual se envía el formulario), Zoho (proveedor del buzón de correo electrónico) y la herramienta de videollamada que usemos para el diagnóstico, que le indicaremos en el correo de confirmación. Su tratamiento se rige por las condiciones de tratamiento de datos de cada proveedor. Si alguno trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en las garantías del capítulo V del RGPD: el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., si el proveedor está adherido, o las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.

Google recibe directamente de su navegador los datos técnicos necesarios para servir las tipografías (ver A.2) y los trata conforme a su propia política de privacidad. Según Google, Google Fonts no usa cookies y limita la recogida y el uso de datos a lo necesario para servir las fuentes (preguntas frecuentes de privacidad de Google Fonts). Google puede tratar estos datos fuera del Espacio Económico Europeo; en ese caso, la transferencia se ampara en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., al que Google LLC está adherida.

A.6 Sus derechos

Puede ejercer en cualquier momento sus derechos de:

• Acceso a sus datos.
• Rectificación de los datos inexactos o incompletos.
• Supresión de sus datos.
• Limitación del tratamiento.
• Portabilidad de sus datos.
• Oposición al tratamiento.

También puede retirar en cualquier momento el consentimiento que haya dado. Para ello, escriba a armiva@armiva.ai indicando el derecho que quiere ejercer y adjuntando una copia de un documento que acredite su identidad. Le responderemos en el plazo máximo de un mes.

Si considera que no hemos atendido bien su solicitud, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

B.1 Quién es responsable y quién encargado

Armiva para clínicas es un software de gestión (CRM) para clínicas de fisioterapia y salud en España, con un asistente de WhatsApp que atiende a los pacientes en nombre de cada clínica.

Cada clínica que contrata Armiva es la responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes. Armiva Tech S.L. es la encargada del tratamiento (artículo 28 del RGPD): trata esos datos solo siguiendo las instrucciones de la clínica y únicamente para prestarle el servicio. El artículo 28.3 del RGPD exige que este encargo conste por escrito en un contrato entre Armiva y cada clínica.

Si es paciente de una clínica que usa Armiva, su clínica es quien debe informarle de cómo trata sus datos. Esta parte explica lo que hacemos nosotros por cuenta de ella.

B.2 Qué datos tratamos por cuenta de la clínica

• Datos identificativos y de contacto de los pacientes que la clínica registra, por ejemplo, nombre, teléfono o correo electrónico.
• Citas: fecha, hora, profesional, servicio y estado de cada cita.
• Bonos y convenios con aseguradoras asociados a cada paciente.
• Datos de salud que introduce la clínica, que son una categoría especial de datos (artículo 9 del RGPD).
• Conversaciones de WhatsApp entre la clínica y sus pacientes (ver B.3).
• Datos de acceso del personal de la clínica que utiliza el CRM, como su nombre y su correo electrónico.

B.3 Datos que recibimos de Meta a través de WhatsApp

Cuando una clínica conecta su número de WhatsApp Business a Armiva, recibimos de Meta, a través de la WhatsApp Business Platform (Cloud API), estos datos:

• El contenido de los mensajes que se intercambian con el número de la clínica.
• El número de teléfono y el nombre de perfil de WhatsApp de las personas que escriben a la clínica.
• Los estados de entrega de los mensajes (por ejemplo, enviado, entregado, leído o fallido).
• En coexistencia —cuando el número sigue funcionando también en la aplicación de WhatsApp Business del móvil de la clínica—, el historial de chats y los contactos que la clínica decida compartir al conectar el número.

Cómo los usamos. Solo para prestar el servicio a esa clínica:

• Mostrar las conversaciones en el CRM, para que el equipo de la clínica pueda leerlas y contestar.
• Enviar los recordatorios y las confirmaciones de cita.
• Registrar en la agenda las confirmaciones y cancelaciones que hacen los pacientes.
• Que el asistente responda a las preguntas de los pacientes.

No los usamos para ningún fin propio de Armiva ni para dar servicio a otra clínica. Los contactos que se sincronizan al conectar el número no se conservan más allá de lo necesario para prestar el servicio.

Con quién los compartimos. Con la propia clínica y con los subencargados imprescindibles para prestar el servicio, que figuran en el apartado B.6. En particular, para redactar la respuesta, el asistente envía al proveedor del modelo de lenguaje (Groq Inc., en Estados Unidos) el mensaje del paciente, los mensajes recientes de esa conversación y, cuando constan en la clínica, el nombre del paciente y la fecha, la hora y el estado de su próxima cita. Estos mensajes pueden contener datos de salud si el paciente los incluye. Los mensajes salientes se envían a través de la plataforma de Meta. No vendemos estos datos, no los cedemos a terceros para sus propios fines y no los usamos para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Cómo los eliminamos. Si la clínica desconecta su número de WhatsApp de Armiva (desde su cuenta de WhatsApp Business o de Meta Business Suite, o pidiéndonoslo en armiva@armiva.ai), dejamos de recibir datos de ese número. Cuando la clínica termina el servicio o nos lo pide, suprimimos o le devolvemos los datos en un plazo máximo de 30 días, salvo los que la ley obligue a conservar. Cualquier persona puede pedir que se eliminen sus datos como se explica en Eliminación de datos.

B.4 Datos de salud

Los datos de salud que la clínica registra en la plataforma son una categoría especial de datos (artículo 9 del RGPD). Corresponde a la clínica, como responsable, contar con una base legal para tratarlos e informar a sus pacientes. Armiva los trata únicamente para prestar el servicio a la clínica y nunca los utiliza para otros fines.

Los pacientes también pueden escribir datos de salud en sus mensajes de WhatsApp, por ejemplo, al describir una dolencia. Cuando el asistente contesta esos mensajes, esos datos pueden llegar al proveedor del modelo de lenguaje, Groq Inc., en Estados Unidos (ver B.7).

B.5 Cada clínica solo ve sus propios datos

La plataforma separa los datos de cada clínica. El personal de una clínica solo puede ver los pacientes, las citas y las conversaciones de su propia clínica, nunca los de otra.

B.6 Subencargados del tratamiento

Para prestar el servicio, Armiva se apoya en estos proveedores:

Proveedor	Para qué	Ubicación de los datos
Supabase	Base de datos, autenticación y funciones del servidor	Unión Europea (Fráncfort, Alemania)
Cloudflare	Alojamiento de la aplicación web del CRM	Puede tratar datos fuera de la UE (ver B.7)
Meta Platforms	WhatsApp Business Platform (Cloud API): el canal por el que se envían y reciben los mensajes	Puede tratar datos fuera de la UE (ver B.7)
Groq Inc.	Modelo de lenguaje que redacta las respuestas del asistente y, solo si la clínica contrata el asistente telefónico, transcripción de voz	Estados Unidos (ver B.7)

Solo si la clínica contrata el asistente telefónico:

Proveedor	Para qué	Ubicación de los datos
Twilio	Telefonía	Puede tratar datos fuera de la UE (ver B.7)
Hetzner Online	Servidor que ejecuta el asistente de voz	Unión Europea (Finlandia)
Google Cloud	Síntesis de voz	Puede tratar datos fuera de la UE (ver B.7)

El tratamiento que hace cada proveedor se rige por sus condiciones de tratamiento de datos y, cuando procede, por las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Si incorporamos o sustituimos un subencargado, se lo comunicaremos antes a las clínicas.

B.7 Transferencias internacionales

La base de datos de la plataforma está en la Unión Europea (Fráncfort). El proveedor del modelo de lenguaje, Groq Inc., está en Estados Unidos, así que los mensajes que el asistente le envía —que pueden incluir datos de salud escritos por los pacientes— salen del Espacio Económico Europeo. Esa transferencia, y la de cualquier otro de los proveedores indicados que trate datos fuera del Espacio Económico Europeo, debe ampararse en una de las garantías del capítulo V del RGPD, como la adhesión del proveedor al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea. Puede pedirnos información sobre la garantía que se aplica a cada proveedor en armiva@armiva.ai.

B.8 Lo que nunca hacemos

• No vendemos datos.
• No los compartimos con terceros para sus propios fines.
• No los usamos para publicidad.
• No los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

B.9 Transparencia sobre la inteligencia artificial

El asistente de WhatsApp —y el asistente telefónico, si la clínica lo contrata— se identifica siempre como un asistente virtual, de modo que la persona sabe que no está hablando con alguien del equipo de la clínica (Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, artículo 50).

B.10 Cómo ejercen sus derechos los pacientes

Si es paciente de una clínica que usa Armiva, o ha escrito a su WhatsApp, puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición ante su clínica, que es la responsable. Armiva ayuda a la clínica a atender esas solicitudes. Si nos escribe directamente a armiva@armiva.ai, trasladaremos su solicitud a la clínica y la ayudaremos a responderla. También puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

B.11 Fin del servicio

Cuando una clínica termina el servicio, o cuando lo solicita, suprimimos o le devolvemos sus datos en un plazo máximo de 30 días, salvo los que la ley obligue a conservar.

B.12 Cómo protegemos los datos

• Las conexiones entre el navegador, la aplicación y los servidores van cifradas.
• Solo entra en el CRM el personal autorizado de cada clínica, con su propio usuario y contraseña; no hay registro abierto.
• Cada clínica solo ve sus propios datos, y dentro de la clínica cada persona ve lo que corresponde a su función.
• Queda registrado quién crea, modifica o borra las fichas de pacientes, las citas y las facturas, y cuándo.
• Comprobamos que los mensajes de WhatsApp que recibimos proceden realmente de Meta.
• El equipo de Armiva solo accede a los datos cuando es necesario para prestar o mantener el servicio, y está sujeto a un deber de confidencialidad.

B.13 Contacto

Para cualquier consulta sobre el tratamiento de datos en la plataforma, escriba a armiva@armiva.ai.

Cambios en esta política

Si cambiamos esta política, actualizaremos la fecha de «Última actualización». Si el cambio afecta a las clínicas que usan la plataforma, se lo comunicaremos antes de que entre en vigor.